Informatie en communicatie technologie

Volledig beeld

Systeemontwikkelingsmethoden veronderstellen dat de analyse methode, het opdelen van het project in kleinere eenheden, de prestaties van de betrokken teamleden vergroot en het risico op overschrijding van tijd en geld verkleint. We denken dat juist het omgekeerde het geval is. Juist het scheppen van een volledig beeld is essentieel voor een succesvol resultaat. Zie ook het artikel Hoe realiseren we informatieprojecten doeltreffend en doelmatig?

Naast het gehele beeld hebben we een overzicht nodig van alle risico's. De risico's brengen we in beeld met de AMRA, Alforto's Multifunctionele Risico Analyse. Vanuit het volledige overzicht inclusief de risico's kunnen we een stappenplan bedenken om ingrijpende veranderingen in te voeren.

We staan een stap voor stap aanpak voor, die de realisatie van informatiesystemen in zijn geheel voorop zet.

Stappenplan

De stappen om resultaten te boeken zijn volgens ons:

  1. Formuleer een informatiebeleid dat bestaat uit:
    • een globale schets van de gewenste structuur van de bedrijfsprocessen, gegevensbanken en toepassingssystemen, de technische infrastructuur en organisatie. Deze schets wordt aangeduid als 'het bestemmingsplan'.
    • de prioriteiten en voorwaarden (onder andere standaarden, eventueel uit te werken tot 'bouwvoorschriften') die gelden bij het realiseren van het bestemmingsplan.
  2. Maak een informatieplan dat voor de komende 2 jaar de stappen aanduidt die we zetten om het bestemmingsplan te realiseren. Daarbij moet voor elk stap gelden dat zij:
    • binnen korte tijd leidt tot een concrete verbetering van de huidige situatie;
    • de gewenste eindsituatie dichterbij brengt.
    • een resultaat oplevert dat kan dienen als uitgangspunt voor volgende stappen.
  3. Maak projectplanning voor de op korte termijn uit te voeren stappen in het informatieplan. Deze bevatten een gedetailleerde uitwerking van het te realiseren product en de daartoe uit te voeren activiteiten.
  4. Realiseer stapsgewijs het bestemmingsplan, door gelijktijdige, continue, snel verlopende cycli van planuitvoering, leren en profiteren van de resultaten, bijstellen en/of formuleren van nieuwe plannen, zowel op het niveau van de projectplannen, als op het niveau van het informatieplan en het informatiebeleid.

Waarom een bestemmingsplan?

Het is een mythe dat projecten mislukken omdat de raming of begroting niet nauwkeurig is geweest. Projecten mislukken om meer fundamentelere redenen. Vooral het ontbreken van materiekennis, het ontbreken van risicoanalyses in de vorm die Alforto voorstaat, en een overdosis aan niet belangrijke details doen projecten stranden. Doeltreffend projectmanagement moedigt aan tot het sturen van een project naar de vooraf bepaalde doelstellingen. Het is gebaseerd op vier principes.

  1. Resultaatgericht
    De manager concentreert zich op wat hij probeert te bereiken (de doelstellingen), niet op hoe hij dat gaat doen (de taken). Hij plaatst de details binnen hiƫrarchische plannen die gebaseerd zijn op duidelijk omschreven doelstellingen.
  2. Alle doelstellingen
    Omschrijf zowel de organisatorische, procedurele, als de technische doelstellingen. De manager heeft een methode nodig die een evenwicht vindt tussen de organisatorische, procedurele en technische doelstellingen. Deze moet resulteren in een consistent antwoord op de spanning die het doorvoeren van veranderingen nu eenmaal meebrengt.
  3. Doelgerichte documentatie
    Houd de documentatie simpel. Informatie over het plan en de projectorganisatie presenteren we aan zowel directie als medewerkers in een duidelijke, eenvoudige vorm.
  4. Juiste verantwoording
    Het globale niveau en mijlpalenniveau zijn gericht op de verantwoording naar de opdrachtgever en de besturing van het project. Het activiteitenniveau is bedoeld voor de aansturing van de projectmedewerkers en de voortgangsrapportage van de medewerker aan de projectleider. Hierdoor voorkomen we dat we het (niet-automatiserings-)management overspoelen met details en de grote lijn in een rookgordijn van feitjes verdwijnt.