Criteria voor de inrichting van informatie en communicatie functie

Inleiding

Nog steeds worstelen automatiseringsafdelingen met de vraag op welke wijze we de Informatie en Communicatie Technologie (ICT)-functie moeten vormgeven. Ook op projectniveau bedenkt iedereen elke keer opnieuw zijn eigen denkbeelden en dus oplossingen. Is er niet een zienswijze die de tand des tijd kan doorstaan en los komt van de mode kreten van het moment?

Flexibel

computer De keuze voor een computertype is af te leiden uit de aard en omvang van de te verwerken gegevens. De gebruiker integreert hierbij informatie. De informatie specialisten analyseren de informatiestromen en maken de gegevensverzamelingen. De programma's die ze benutten en maken is op alle vestigingen in te zetten; zowel centraal als decentraal. Organisaties die tegen deze basisgedachten zondigen, komen vroeg of laat voor grote problemen (geen uitdagingen) te staan.

Niveaus

Het geheel van activiteiten van een onderneming kan worden ingedeeld in uitvoerend, operationeel, tactisch en strategisch. Elke categorie stelt eigen eisen aan de computer.
Het uitvoerende niveau bedient de machines in de productielijnen en registreert alle gebeurtenissen. Wachttijden zijn niet toegestaan. De hoeveelheid gegevens is massaal; de waarde ervan is echter beperkt.
Op het operationele vlak vindt veel invoer en opslag plaats van gegevens. Deze invoer is zeer groot en dient veelal onmiddellijk verwerkt te worden. Wachttijden zijn beperkt mogelijk.
Het strategische niveau kenmerkt zich door de vele samenvattingen die gemaakt worden en de continu wijzigende problematiek. Bovendien worden veel beslissingen modelmatig doorgerekend.

In computertermen vertaald, betekent dit dat het uitvoerende niveau meetgebonden is, het operationele niveau invoer/opslaggebonden is en het strategische niveau processor (berekenings)-gebonden is.

Verder blijkt dat de gegevensverzamelingen die op het operationele niveau gebruikt worden vrij stabiel zijn. Het strategische niveau daarentegen is uiterst labiel als we kijken naar de gegevensverzamelingen. Dit pleit voor een situatie waarin de operationele processen vastliggen in de gebruikelijke computertalen en de strategische processen in geavanceerde software hulpmiddelen zoals rekenbladen (spreadsheets) of SQL (een opvraagtaal).

Het tactisch niveau heeft kenmerken van zowel het operationele als strategische niveau. Dit niveau zal pragmatisch benaderd moeten worden.

In schema vorm:

computer

Processen

Naast een indeling naar niveau is ook een indeling van type proces van belang voor de goede keuze van uiteindelijk de apparatuur.
In de processen vervangen we de gebruikelijke indeling

invoer -->  Proces -->  uitvoer
door
 Invoerproces-->  Data-->  uitvoerproces 

Het onderste schema sluit veel beter aan bij de feitelijke bedrijfsprocessen. Het bovenste schema is geheel programmagericht terwijl het nieuwe schema veel meer organisatiegericht is.
Uit diverse onderzoekingen is gebleken dat automatiseringsafdelingen veel energie moeten stoppen in het aanpassen van de uitvoer. De invoer en de opslag van gegevens wijzigen veel minder vaak1.

Hieruit kunnen we de conclusie trekken dat de automatiseringsafdeling zich vooral bezig moet houden met het invoerproces en het gegevensbeheer. De gebruikers zullen zich dienen te richten op het maken van lijsten en opvragingen. Binnen elke afdeling zullen hiertoe applicatiebeheerders aangewezen en opgeleid moeten worden. De bestaande automatiseringsafdeling zal zich veel meer moeten richten op gegevensanalyse, normalisatie van gegevensverzamelingen, het gegevensbeheer en op de juistheid, tijdigheid, volledigheid van de gegevens.

In schema2:

de werkelijkheid
a. Wat is de bron?
b. Hoe worden de gegevens overgebracht naar het systeem?
c. Hoe worden de gegevens opgeslagen in het systeem?

Gegevens zoals vastgelegd in een informatiesysteem

d. Op welke wijze wordt de correctheid van de gegevens in ruimte en tijd gewaarborgd?
e. Hoe worden de voor de eindgebruiker relevante gegevens geselecteerd uit de gehele verzameling?
f. Welke methode van rapporteren levert resultaten op die interpreteerbaar zijn voor de eindgebruiker
de eindgebruiker

De punten a tot en met c behoren exclusief tot het werkgebied van de computerafdeling. Punt d is een gezamenlijk onderwerp, doch de nadruk ligt hier ook op de afdeling Informatica. De punten e en f behoren vrijwel exclusief tot de gebruikers.

Vanuit deze zienswijze zijn we in staat terzake doende eisen te stellen aan de software en hardware.

Geografische locaties

Volgens verschillende onderzoekers ontbreekt het gecentraliseerde en hiërarchisch gestructureerde organisaties in een dynamische omgeving aan flexibiliteit. Met het oog op de verhoging van de efficiëntie en effectiviteit is de ontwikkeling van kleinere, flexibele organisatie-eenheden van vitaal belang. De onderzoekers Nilles, Carlson, Gray & Hanneman onderscheiden vier opeenvolgende fasen in de ontwikkeling van de relatie tussen organisatiestructuur, geografische verspreiding en informatietechnologie:

In dit verband wordt ook wel gesproken van een proces van desaggregatie, waarbij organisaties uiteindelijk fluïde dynamische netwerken vormen, die zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden3.

De informatietechniek moet in elk stadium naadloos op de gekozen organisatievorm aansluiten. We dienen dan ook een netwerk op te zetten waarbij logisch iedereen met iedereen verbonden is.

Hiernaast moeten we een apparatuurarchitectuur kiezen dat ons in staat stelt zonder extra investeringen de verandering van centralisatie naar fragmentatie, dispersie en diffusie te volgen. De computerlijn moet derhalve kleine en grote machines omvatten en moet het netwerk volledig ondersteunen.


1  Informatie juni nummer 1986
2  De mens, heerser over data? Informatie jaargang 26, juni 1986 blz 536
3  NGI magazine:  Telewerk: verandering in relatie tussen organisatie en omgeving. Drs. J.M.M. van der Wielen
De tekst is afkomstig uit het apparatuurbeleid Frico Domo hoofstuk 4, 12 februari 1992.
Datum laatste inhoudelijke wijziging 11 maart 1999.