Ambtenaren en ondernemers vliegen elkaar om de haverklap in de haren. Beide groepen schijnen elkaar niet te (willen) begrijpen ondanks de vele pogingen om beide groepen nader tot elkaar te brengen. Waarom is het zo moeilijk voor deze groepen om met elkaar samen te werken en gezamenlijk een goed resultaat te bereiken?
Ambtenaren en ondernemers kunnen zo moeilijk met elkaar praten omdat ze redeneren vanuit verschillende denkwerelden.
“Ambtenaren” –alle mensen die werken volgens vooraf vastgestelde procedures- werken in een organisatie die uniformiteit en risicobeheersing hoog in het vaandel heeft staan. Het gemeenschappelijke kenmerk is dat ze geen direct belang hebben bij de uitkomst van hun handelen. Voorbeelden zijn gemeenteambtenaren, bankmedewerkers of verzekeringsuitvoerders.
Ondernemers werken in een organisatie die voortdurend aan verandering onderhevig is door veranderende vraag van de consument, technologische vooruitgang –bijvoorbeeld mobiele telefonie-, concurrentie en organisatiewijzigingen. Zonder vooruitgang en dus verandering is het bedrijf gedoemd te mislukken. In deze situatie staat het resultaat voorop en is de rest een afgeleide.
Deze twee denkwerelden staan haaks op elkaar. Argumenten die bij de een belangrijk zijn, doen bij de ander niet terzake. De stappen die beide groepen nemen om tot een beslissing komen, zijn volstrekt anders. Geen wonder dat ze niet met elkaar kunnen praten als ze zich niet bewust zijn van deze uitgangspunten. Begrip voor elkaar begint met het kennen van elkaars denkwerelden..
Ambtenaren moeten afspraken uitvoeren. We verwachten dat ze de afspraken die we bijvoorbeeld in de Tweede Kamer maken, uitvoeren. Hier ligt de basis voor hun denkwijze. Ambtenaren proberen als eerste het risico dat ze de wetten niet goed uitvoeren te minimaliseren. Ze doen dit door procedures vast te stellen waaraan ze zich moeten houden. Dit is handig, want dan doen alle ambtenaren precies hetzelfde. De procedure schrijft immers voor hoe ze zich dienen te gedragen. Bovendien kan de rechter ze niet op de vingers tikken, want ze hebben de voorgeschreven procedure gevolgd. Veiligheid troef.
Een groep op elkaar lijkende procedures bundelen we vaak en wijzen we toe aan groep mensen. We organiseren dit zo dat de kennis binnen een groep blijft. Aan een organisatieonderdeel hechten we allerlei leuke namen als departement, kamer, faculteit, et cetera.
Het principe is echter steeds gelijk. Een groep mensen ontplooit activiteiten vanuit de organisatie om de procedures en daarmee wetten uit te voeren. Minder doen is niet toegestaan, maar meer doen ook niet. In beide gevallen overtreedt de ambtenaar de regels.
Het resultaat van de activiteiten vloeit als vanzelf voort uit het volgen van de procedures en de ontplooide activiteiten. Geen enkele ambtenaar is gebonden aan het resultaat, omdat zij de afspraken niet hebben gemaakt en de procedure niet hebben bedacht.
Deze organisatievorm noemen we bureaucratie. Het is niet voorbehouden aan de overheid. Ook banken en verzekeringsmaatschappijen zijn voorbeelden van bureaucratische organisaties.
De denkwijze van een ondernemer staat haaks op de bureaucratie. De denkwijze van een ondernemer start bij het invullen van een vraag en het behalen van resultaat, van winst. Net zoals de Tweede Kamer kan stemmen over het aannemen van een wet, kan de consument elk keer weer beslissen waaraan hij zijn geld uitgeeft. Kopen we bijvoorbeeld brood bij de Warme Bakker, in de supermarkt of bij beide? Elke dag mag iedere consument opnieuw bepalen waar hij zijn geld aan uitgeeft. Deze democratie van het geld noemen we “kapitalisme”: we stemmen elke dag met ons geld of de producten en diensten voldoen aan onze eisen. Niet goed, geld terug.
Het resultaat bepaalt het voortbestaan van het bedrijf en is daarmee topprioriteit nummer één. Elk dag bepalen klanten of de onderneming goed genoeg is. Om de klanten van dienst te zijn, moet het bedrijf activiteiten ontplooien, bijvoorbeeld meel inkopen, deeg kneden en brood bakken. Bij elkaar horende activiteiten groeperen we. In een groep weet iedereen wat hij moet doen. Het geheel van groepen en de wijze waarop ze samenwerken, noemen we een organisatie. Als werkzaamheden zich herhalen dan ontwerpt een ondernemer een procedure om de herhaalbaarheid en doelmatigheid te vergroten De consument wil bijvoorbeeld niet de ene dag een te licht brood hebben en de volgende dag een te donker brood. De consument wil een perfect gebakken brood dat elke dag gelijk is.
Om resultaat te boeken ontplooit de ondernemer activiteiten, organiseert dit door mensen met elkaar te laten samenwerken en legt oplossingen vast in procedures om de herhaalbaarheid te vergroten. Hiernaast denkt de ondernemer na over risico’s. Wat is de kans dat het brood verbrandt? Hoe snel kunnen we weer nieuw brood bakken? Risico’s horen bij het vak. De ondernemer kan ze minimaliseren, maar nooit geheel wegnemen.
Ambtenaren en ondernemers vervullen beide een nuttige rol in onze samenleving. Ondernemers maken de producten en diensten die de consumenten graag willen kopen. Bureaucratische organisaties vullen dit aan door gestandaardiseerd afspraken uit te voeren. Dit voorkomt willekeur en geeft rechtszekerheid.
De combinatie leidt tot een geoliede maatschappij waarin beide groepen graag op elkaar mogen fitten, maar elkaar meer dan nodig hebben. Zonder instituten kan geen land zich ontwikkelen. Zonder ondernemers ook niet. Alleen een combinatie leidt tot goede resultaten. Wellicht een leuk uitgangspunt voor een volgend gesprekspanel?
Zie ook:
Bron: Arjen Meijer. Copyright Alforto.
Datum laatste wijziging 22 mei 2007.