Administratie is het woord dat we gebruiken om een systeem te beschrijven waarin we gegevens vastleggen. Vroeger deden we dit door met een pen in een boek te schrijven. Nu tikken we de gegevens in een computer die de gegevens opslaat. De boekhouding is de administratie van de geld- en goederenstromen. Dit boek werd erg dik. Daarom noemen we de administratie ook wel het grootboek. Boekhouden is bedacht om de resultaten van een onderneming snel en gemakkelijk te berekenen, los van de activiteiten van het bedrijf. Of het nu een weverij is, een pottenbakker of een bank, in alle gevallen kan de boekhouding antwoord gegeven op de vraag hoeveel het bedrijf heeft verdiend.
Een boekhouder doet dit door de werkelijkheid te vereenvoudigen. Deze vereenvoudiging noemen we een abstractie. Een abstractie is een vereenvoudiging van de werkelijkheid waarbij we alle informatie die niet belangrijk is, weglaten. Iedereen die rekent, doet dat ook. De som 1+1=2 is een abstractie omdat we niet weten over welk voorwerp de optelling gaat. Stoelen, auto's, broden. Het is niet van belang. De rekensom is altijd waar. Hetzelfde geldt voor de boekhouding. Zolang we de correcte abstractie toepassen is het resultaat van het bedrijf altijd te bepalen.
Wat maakt een boekhouding moeilijk? Het antwoord is simpel: door de combinatie van geheimtaal, de schrijfvorm en de stapeling van abstracties.
Een boekhouding is simpel en voor iedereen te begrijpen. Dat is niet leuk. Daarom bedenken boekhouders mooie termen voor gemakkelijke begrippen. Ze spreken niet over het einde van het jaar, maar over ultimo jaar, ze noemen «bezit» «activa» en «schulden» «passiva». Zo is een lijst te maken met woorden die aan de ene kant simpel zijn als de betekenis bekend is en andere kant de betekenis verdoezelen waardoor het onbegrijpbaar wordt. De geheimtaal maken we nog moeilijk door buitenlandse termen te gebruiken. Dan veranderen «bezittingen» in het Engels in «assets». Een boekhouder die verbloemt hoe gemakkelijk boekhouden is, overbluft niet-ingewijden met zoveel mogelijk vaktermen.
Het opschrijven in een grootboek noemen boekhouders «boeken». Regels die bij elkaar horen heten een «journaalpost». Journaalposten staan in een «journaal». Een journaal is een dagboek met gebeurtenissen en wetenswaardigheden. Dat wordt een grootboek. In gewone mensentaal schrijven boekhouders een dagboek van de financiële gebeurtenissen in een bedrijf. In fraaie termen die voor een leek niet onmiddellijk te begrijpen zijn.
Normaal | Vakterm |
---|---|
Boek, Schrift | Grootboek |
Schriftkleur (kleur heeft een betekenis) | Journaal |
Opschrijven in schrift | Journaalpost, boeken |
Bezittingen | Activa |
Schulden | Passiva |
Lange termijn bezit | Vaste activa |
Korte termijn bezit | Vlottende activa |
Moeilijk verkoopbaar | Illiquide |
Gemakkelijk verkoopbaar | Liquide |
Verkocht aan klanten | Omzet |
Winst voor kosten | Bruto winst |
Het begin van boekhoudkennis start met het doorzien van de geheimtaal van boekhouders. Dat is de eerste uitdaging.
De volgende uitdaging is te begrijpen wat het verschil is tussen links en rechts. Rond 1500 heeft de bedenker van dubbel boekhouden gekozen voor twee kolommen. De linker- en de rechterkolom. In onze geheimtaal noemen we de linker kolom «debet» en de rechter kolom «credit». Elke registratie schrijven we twee keer op. Eerst in de linker kolom en dan in de rechter kolom. Vandaar de term dubbel boekhouden. Beide kolommen moeten in totaal altijd gelijk aan elkaar zijn. Wat links staat, moet ook rechts staan. De basisvorm van dubbel boekhouden is dan ook «debet» links en «credit» rechts. Voor de rechterkolom zetten we vaak het woord «aan». De basisregistratie is dan:
Debet een omschrijving met een bedrag
Aan Credit met dezelfde omschrijving en hetzelfde bedrag.
Links en rechts, debet en credit, is slechts een afspraak om het gemakkelijk te maken. Er zit geen diepere betekenis achter. Plus en min mag ook, maar dat maakt het minder inzichtelijk.
Uitdaging twee is te begrijpen dat debet en credit niet meer betekent dan links en rechts.
De derde uitdaging is de stapeling van abstracties te begrijpen. Door de stapelingen is het eindresultaat niet meer simpel te begrijpen. Hoe groter de stapeling, hoe moeilijker de eenvoud terug te vinden. Dit is niet in een paar woorden uit te leggen. Daarom zetten we hieronder de stapeling uiteen.
De derde uitdaging is de eenvoud te zien in de opbouw van de boekhouding, te onthouden en toe te passen.
De eerste abstractie die we tegenkomen in een boekhouding is « tijd». We kennen twee soorten tijd. De eerste tijdsoort is een moment. Bijvoorbeeld nu, 1 maart en het begin van het jaar. De tweede tijdsoort is een periode, een tijdvak van 1 dag en 1 jaar, bijvoorbeeld vier weken, een maand en een kwartaal.
Beide tijdsoort zijn af te leiden van de datum waarop een gebeurtenis plaatsvindt of de periode waarin de gebeurtenissen zich voordoen. Dit schrijven we dan ook op in het grootboek. Elke regel in het grootboek begint daarom met een datum.
Door beide tijdsoorten tegelijkertijd te gebruiken, kan de boekhouding het antwoord te geven op de vraag hoe groot het bezit is op een tijdstip is en hoeveel verdiend is over een gekozen periode.
De datum maakt de boekhouding eenvoudiger, omdat tijdens het opschrijven van gegevens slechts één vraag beantwoord hoeft te worden: wanneer vond de gebeurtenis plaats? Aan de hand hiervan kunnen we vaststellen in welke periode de gebeurtenis valt. De periode bepaalt later of we de registratie moeten meetellen. Het valt bijvoorbeeld buiten een maand, maar wel in een jaar. Hetzelfde geldt voor een moment. Hadden we op dat moment, bijvoorbeeld 1 juli, de auto al in ons bezit?
De abstractie tijd maakt een onderscheid tussen het moment waarop de gebeurtenis plaatsvindt en de rapportage hierover, tussen het opschrijven in het grootboek en de overzichten die we later samenstellen. Elke tijdsoort presenteren we in een speciaal overzicht. Een momentopname, een foto, presenteren we in twee kolommen. Links komen de bezittingen en rechts de schulden. De vakterm hiervoor is balans. De balansfoto laat zien hoeveel geld we bezitten door alle bezittingen op te tellen en de schulden hiervan af te trekken. De balans is te vergelijken met het waterpeil in een tank op een bepaald moment.
Balans op een moment | |||
---|---|---|---|
Bezittingen | Schulden | ||
Gebouw | € 100.000 | Schuld aan mezelf | € 36.000 |
Voorraad goederen | € 10.000 | Lening van de bank | € 70.000 |
Bank | € 1.000 | Te betalen belastingen | € 5.000 |
Totale bezittingen | € 111.000 | Totale schulden | € 111.000 |
De tweede tijdsoort «periode» presenteren we niet naast elkaar, maar onder elkaar. We schrijven bovenaan de opbrengsten en trekken de kosten in stapjes hiervan af. Wat overblijft onder de laatste streep is het resultaat. De vakterm voor dit rapport is resultatenrekening of verlies- en winstrekening. Uit de resultatenrekening blijkt hoe druk we het hebben gehad, hoeveel werk we hebben verzet. Hebben we bijvoorbeeld 10 telefoons verkocht of 1.000? Hoe groter de getallen, hoe drukker we het hebben gehad. De resultatenrekening is te vergelijken met een watermeter op de buis die de tank vult. De stroom in de boekhouding zijn de goederen en het geld die we nodig hebben om goederen aan de klanten te kunnen verkopen.
Resultaten over een periode | |
---|---|
Verkocht aan klanten | € 987.654 |
Geleverde goederen | € 765.432 |
Winst voor kosten | € 222.222 |
Kosten | € 123.456 |
Winst | € 98.766 |
We spreken af dat een registratie, óf in de balans staat, óf in de resultatenrekening staat. Nooit beide tegelijkertijd. «Hebben» staat op de balans, «verbruiken» staat in de resultatenrekening.
Naast de linker- en rechterkolom heeft het dubbel opschrijven in het grootboek als achtergrond dat we zowel het geld als de goederen vastleggen. We verkopen de goederen en krijgen hiervoor geld. Door de toename van het geld tegelijkertijd op te schrijven met de afname van de goederenhoeveelheid, kunnen we zorgen dat we voor alle goederen geld ontvangen.
In de boekhouding registreren we de geldstroom en de goederenstroom tegelijkertijd. De goederen schrijven we meestal op in geld omdat dit het tellen gemakkelijker maakt. Door het bedrag te delen door de prijs per stuk is immers het aantal altijd af te leiden.
We hebben vier stroomvarianten:
1. We verkopen een artikel. We ontvangen geld en geven een voorwerp weg. In abstracte termen een ingaande geldstroom en een uitgaande goederenstroom.
2. We storten het contante geld op onze bankrekening. Zowel de ingaande als de uitgaande stroom is een geldstroom.
3. We wisselen een artikel om voor een versie met een andere kleur. Zowel de ingaande als uitgaande stroom is een goederenstroom.
4. We kopen een artikel. We betalen geld en krijgen een voorwerp terug. Dit is een uitgaande geldstroom en in ingaande goederenstroom.
In de boekhouding registreren we alle vier stroomvarianten. Alleen voor hele dure producten leggen we ook de aantallen vast. Dit is extra werk en voor goedkope producten teveel werk.
Soms hebben we zowel een geldstroom als een goederenstroom. We schrijven dan de gebeurtenis twee keer op, dus in totaal vier keer.
We hebben vier abstracties besproken:
1. De geheimtaal met bijvoorbeeld «activa» als woord voor bezit of «passiva» voor schuld;
2. De schrijfvorm met de linker- en rechterkolom, in de geheimtaal debet en credit genoemd;
3. De tijdsoorten «tijdstip»en «periode», gepresenteerd in een balans en resultatenrekening;
4. De waardestroom van geld en goederen met vier verschillende stroomvarianten.
De schijnbare complexiteit van boekhouden ontstaat door het combineren van deze vier abstracties. Door de mix is het in het begin lastig om vast te stellen welke abstracties van toepassing zijn. De beginner ziet door de abstracties het bos niet meer.
Door het eindresultaat terug te brengen naar de vier abstracties is snel en gemakkelijk inzicht te krijgen in de regels voor boekhouden. De boekhouder vat alle registratie samen in een balans en resultatenrekening. De balans heeft een linker- en rechterkant. De resultatenrekening staat onder elkaar. Waarom heeft de resultatenrekening ook niet een linker- en rechterkant? Dat doen boekhouders omdat betekenis van debet en credit op de resultatenrekening precies andersom is dan op de balans.
Omschrijving | Kolom links | Kolom rechts |
---|---|---|
Abstractie | Debet | Credit |
Balans | Bezit | Schuld |
Resultatenrekening | Verlies | Winst |
Op de balans staat in de linker kolom de bezittingen van een bedrijf, bijvoorbeeld gebouwen, voorraden en geld. In de rechter kolom staan de schulden, bijvoorbeeld leningen en nog te betalen rekeningen. Deze afspraken zijn logisch en gemakkelijk te onthouden. De moeilijkheid schuilt in de omdraaiing van de betekenis van debet en credit in de resultatenrekening. Debet betekent dan verlies en kosten. Credit staat voor winst en opbrengsten. Dit is gevoelsmatig het omkeren van de betekenis in de balans. Deze omdraaiing van de betekenis is afgedwongen door de abstractie dat debet en credit altijd gelijk aan elkaar moeten zijn. Als een bedrijf goederen verkoopt, krijgt het geld. Dit komt links op de balans te staan. Nu moet nog een getal in de rechterkolom komen. Dat is de winst of opbrengst die het bedrijf maakt. De opbrengst komt daarmee credit. De journaalpost is weer in evenwicht.
Het is op voorhand niet duidelijk of een bedrag in de linkerkolom een bezit of een verlies is. En of een bedrag in de rechterkolom een schuld of een winst is. Debet en credit zijn nietszeggende termen als niet duidelijk is of de regel in de balans of resultatenrekening staat. Debet en credit zijn termen die steeds een andere inhoud hebben. Het zijn termen die de boekhouding moeilijk maken omdat ze te eenvoudig zijn. Ze duiden de plaats links en rechts aan, maar onthullen niet de betekenis. Een verkeerde abstractie derhalve. Een goede abstractie maakt iets eenvoudiger. Debet en credit maken het helaas moeilijker.
Hoe kan een boekhouder dan weten welke post debet en credit staat? Dit is een van de meest fundamentele uitgangspunten van dubbel boekhouden. Weten in welke kolom een bedrag staat en of het bedrag een bezit/schuld of verlies/winst is. Dat is alleen mogelijk als bekend is of een regel in de balans of resultatenrekening staat. In het volgende hoofdstuk staan de afspraken hiervoor.
Bij elke registratie is de eerste vraag dan ook of het in de balans staat of in de resultatenrekening. Deze vraag bepaalt of een boeking «debet» of «credit» komt te staan.
Gebruik debet en credit alleen om de plaats in de kolommen aan te geven. Gebruik het in je hoofd alleen als uitkomst en niet om te redeneren hoe je een bedrag moeten registeren.
Het is niet zonder meer duidelijk of een journaalpost op de balans of resultatenrekening thuishoort. Omschrijvingen zijn niet altijd duidelijk en soms zelfs dubbel uitlegbaar. Uit het hoofd leren waar een post thuishoort, biedt weinig soelaas. Iedereen vergeet 80% na twee dagen. Door de omschrijvingen te voorzien van een nummer en dit nummer een betekenis te geven, is af te leiden of een journaalpost in de balans of resultatenrekening komt en dus debet of credit moet komen te staan. Het nummer duiden we in de geheimtaal aan als rekeningnummer. We kunnen dan de omschrijving achterwege laten bij het boeken. Alleen de datum, het rekeningnummer, bedrag en debet/credit schrijven we op. Dit heet de journaalpost. Aan deze gegevens hebben we genoeg om de rapporten in de vorm van een balans en resultatenrekening te maken.
We boeken dezelfde gebeurtenissen en toestanden altijd op dezelfde rekeningnummers. De rekeningnummers zijn vrij te kiezen. Zolang het maar logisch is. In praktijk is het handig dat iedereen ongeveer dezelfde indeling toepast. Dan is iedereen snel wegwijs in de boekhouding en maken we minder fouten.
De rekeningnummers kunnen we groeperen. Rekeningen die dezelfde eigenschappen hebben, laten we beginnen met hetzelfde cijfer. Dit noemen we een rubriek. Alle rekeningnummers die beginnen met een 4 noemen we bijvoorbeeld kosten. Op rekeningnummer 4010 kunnen de salariskosten staan. Op nummer 4200 de autokosten. Op nummer 4300 de verzekeringskosten. Enzovoort. Rubriek 4 heet dan de «kostenrubriek».
De meeste gebruikte rubriekindeling is het tientallig schema van Bakker.
In deze nummering volgen we de goederenstroom door een bedrijf. Hierbij passen we de abstracties in tijd, in geld- en goederenstromen en in toestand en gebeurtenis alle drie door elkaar heen toe.
In eerste invalshoek is die van toestand en gebeurtenis.
De twee invalshoek is die in tijd, van lang naar kort.
De derde invalshoek is de splitsing tussen geld en goederen.
In vaktermen zijn dit:
1. Balans en resultatenrekening, van momentopname en stroom.
2. Lange termijn naar korte termijn, van lastig verkoopbaar naar snel verkoopbaar.
3. Geld en goederen
We starten met toestanden (balans) die op lange termijn weinig veranderen. Dit zetten we in rubriek 0. Bezittingen zoals gebouwen en machines komen aan de linkerkant (debet). Schulden zoals hypotheken zetten we aan de rechterkant (credit).
We gaan door met bezittingen en schulden (balans) die binnen één jaar veranderen. Dit noemen we korte termijn. Die plaatsen we in rubriek 1 en soms in rubriek 2. Denk aan vorderingen aan de rechterkant (debet) en aan energienota's aan de linkerkant (credit).
Grondstoffen die we inkopen registreren we in rubriek 3.
In rubriek 4 zetten we alle kosten die we maken om de producten te kunnen verkopen (Resultatenrekening). Dit is altijd op korte termijn. In de rubrieken 5 en 6 kunnen we de werkzaamheden uitgebreid vastleggen. Dit is verouderd door de komst van computersystemen die veel meer informatie bieden dan een boekhoudsysteem, zoals de locatie en de ouderdom van een artikel.
De werkzaamheden leiden tot producten. Als die klaar zijn, registreren we de voorraad kant en klare producten in rubriek 7.
Vervolgens gaan we de producten verkopen. Dit leggen we vast in rubriek 8.
Het resultaten van de verkopen, de voorraadwijzigingen en de kosten schrijven we op in rubriek 9. Zo volgen we in de boekhouding de goederenstroom in het bedrijf van grondstof tot eindproduct.
Door de rekeningnummers te laten beginnen met het rubrieknummer, kunnen we op eenvoudige wijze afleiden of de rekening op balans of resultatenrekening thuishoort en wat ongeveer de betekenis van de rekening is. De rubrieken 0, 1, 2, 3 en 7 horen op de balans. De rubrieken 4, 5, 6, 8 en 9 staan op de resultatenrekening. De nummers lopen niet door omdat we de goederenstroom in het bedrijf volgen van het opzetten van bedrijf in de rubrieken 0, 1, en 2, via ingekochte goederen in rubriek 3, naar de eigen werkzaamheden in de rubrieken 4, 5 en 6, resulterend in kant en klare producten in rubriek 7 tot de verkoop in rubriek 8 en 9.
Rekeningnummer 4567 is een kostenrekening omdat het begint met een 4 en hoort thuis op de resultatenrekening. Wat 567 betekent is niet zonder meer duidelijk.
Om ook deze laatste vraag te beantwoorden groeperen we in een rubriek gelijksoortige rekeningen op het tweede nummer. We leggen bijvoorbeeld alle personeelskosten vast in de 40xx serie. Zo kunnen we aan het rekeningnummer zien waar het rekeningnummer betrekking op heeft.
Zo kunnen we doorgaan met het derde, vierde, … nummer. Een korter rekeningnummer is gemakkelijker dan lange nummers en beperkt het aantal fouten. Vier cijfers zijn vaak genoeg. Een tiencijferig rekeningnummer duidt op een verkeerd gebruik van de boekhouding.
Opschrijven in het grootboek noemen we boeken. Boeken is alleen toegestaan als een bewijsstuk de noodzaak van de boeking kan aantonen. Daarom sturen bedrijven elkaar facturen. Een factuur is een papiertje waarop staat dat de ander moet betalen en in ruil hiervoor goederen krijgt.
Elk bedrijf koopt goederen en ontvang hiervoor een inkoopfactuur. Bij verkoop maakt het een verkoopfactuur. Deze verkoopfactuur is voor de koper weer de inkoopfactuur.
Elke factuur krijgt bij het opschrijven in het grootboek een volgnummer zodat we de factuur terug kunnen vinden. Zo kunnen we achteraf controleren of de boeking juist, volledig en tijdig heeft plaatsgevonden.
We maken altijd een boeking als goederen het bedrijf binnenkomen en verlaten. Soms is het bedrijf zo groot dat we goederenverplaatsingen ook registeren na overdracht aan een andere afdeling. Elke afdeling voert een bewerking op de goederen uit en voegt waarde toe. Die waardeverandering registreren we in het grootboek. Op een papiertje – in de geheimtaal een intern bewijsstuk - leggen we de productievoortgang vast, bijvoorbeeld het ophalen van de voorraad grondstoffen. We noemen dit papiertje bijvoorbeeld de goederenafgiftebon van het magazijn. Voor de productieafdeling heet dit papiertje dan de goederenontvangstbon. Door de interne afdelingen te zien als in- en verkopen partijen is de registratiewijze – in de geheimtaal boekingsgang genoemd – identiek aan de echte inkoop en verkoop.
Goed, we kennen de abstractie die tegelijkertijd eenvoudig en moeilijk zijn en we hebben rekeningnummers bedacht. Hoe gaan we nu boeken?
Dat is nu eenvoudig.
Doorloop bij elke boeking in volgorde deze vragen:
1. Verandert het «hebben» - een toestand - of «verbruiken we» - een stroom? M.a.w. hoort het bedrag het thuis op de balans of in de resultatenrekening?
Balans
2. Is het een bezit?
2.1.1. Neemt het bezit toe dan komt het bedrag debet te staan.
2.1.2. Neemt het bezit af dan komt het bedrag credit te staan.
3. Is het een schuld?
3.1.1. Neemt het schuld af dan komt het bedrag debet te staan.
3.1.2. Neemt het schuld toe dan komt het bedrag credit te staan.
Resultatenrekening
4. Is het een verlies?
4.1.1. Nemen de kosten toe dan komt het bedrag debet te staan.
4.1.2. Nemen de kosten af dan komt het bedrag credit te staan.
5. Is het een winst?
5.1.1. Nemen de opbrengsten af dan komt het bedrag debet te staan.
5.1.2. Nemende opbrengsten toe dan komt het bedrag credit te staan.
Doorzie in het bovenstaande schema dat de balans en resultatenrekening omgekeerd reageren. Bezit en verlies staan links, «debet». Schulden en winst staan rechts, «credit».
In een boekhouding doen we alles dubbel. Daarom noemen we het dubbel boekhouden. Dit lijkt haaks te staan op eenvoud en doelmatigheid. Waarom iets dubbel opschrijven als het ook in één keer kan? We leggen alles vast om meerdere redenen.
De eerste reden is eenvoudig. Een bedrijf dat artikelen verkoopt heeft twee stromen: de goederenstroom en de geldstroom. Bij verkoop gaat een artikel de deur uit en ontvangt een bedrijf geld. Bij inkoop verdwijnt het geld en krijgt het bedrijf goederen. Door deze twee stromen tegelijkertijd op te schrijven, weet het bedrijf hoeveel geld het heeft en hoeveel goederen.
De simpelste journaalpost van een contante verkoop is:
«Datum» «rekeningnummer Kas» «bedrag»
«Aan Datum» «rekeningnummer Artikelen» «aantal x prijs»
Twee regels die in één keer het kassaldo en de voorraad artikelen bijwerken. Dat is juist eenvoudig en doeltreffend.
De tweede reden is dat we beide tijdsoorten tegelijkertijd vastleggen. Het verschil tussen de balans op 1 januari en de balans op 31 december van hetzelfde jaar moet gelijk zijn aan het resultaat. Dus begin balans plus resultaat is eindbalans. Door gelijktijdig zowel de toestanden als de stroom – balans en resultatenrekening – op elk willekeurig moment te boeken, is ook tussentijds vast te stellen of de registratie volledig en juist is. De twee tijdsoorten moment en periode horen met andere woorden op elkaar aan te sluiten. De balans op 1 januari + het resultaat in de periode januari is de balans per 31 januari. De dubbele registratie maakt het mogelijk om tegelijkertijd de balans en resultatenrekening in te vullen.
De derde reden is dat we zeker willen zijn dat we alle veranderingen hebben vastgelegd. In een rekenblad is prima een boekhouding te voeren als we geen fouten maken. In praktijk maken we echter altijd fouten. Dan is alleen door tijdrovend speurwerk uit te vinden welke registratie foutief is. Door de afspraak dat debet en credit altijd gelijk aan elkaar moeten zijn, komen fouten meteen bij het boeken aan het licht. Dit spaart werk achteraf. Het woord dubbel had vroeger altijd betrekking op twee regels onder elkaar. Met de moderne software is het nu ook mogelijk om op één regel te boeken. De journaalpost krijgt dan de vorm:
«Datum» «omschrijving» «rekeningnummer debet» «bedrag debet» «rekeningnummer credit» «bedrag credit».
Dit voorkomt het twee keer opschrijven van de datum en de omschrijving. Het principe blijft echter gelijk. We leggen elk bedrag twee keer vast op twee rekeningen.
Deze drie redenen zorgen dat dubbel boekhouden wereldwijd de manier is om geld- en goederenstromen te registreren.
Alleen Engels sprekende landen doen alles in spiegelbeeld. Daar staat links voor schuld en rechts voor bezit.
Boekhouden is simpel als de juiste abstracties begrepen zijn. Zonder de goede kennis van de toegepaste abstracties is boekhouden een martelgang. Conclusie: leer de abstracties te doorzien voordat u begint te boekhouden. En daarna is boekhouden een eitje.
Zie ook: