Een goed rapport is het gevolg van een helder denkproces. Barbara Minto heeft de principes van het denk en schrijfproces samengevat in een eenvoudige bouwtekening: een piramide.
1.1 Waarom
We onthouden alles in piramideachtige structuren
niet meer dan 7 (±2) items per niveau
we groeperen alles in onze geest
van boven naar beneden
eerst samenvatting presenteren, dan de details
denk aan de beeld!vorming in het geheugen
derhalve is het beter als informatie in deze vorm wordt aangeboden
1.2 Regels piramide structuur
Ideeën op een niveau moeten altijd samenvattingen zijn van ideeën op het niveau
eronder.
Ideeën in een groep moeten altijd tot dezelfde soort behoren.
Ideeën in een groep moeten altijd in een logische volgorde staan.
deductief (Stelling,Andere stelling, Conclusie)
chronologisch (jan,feb)
structureel (Friesland, Groningen, ..., Limburg)
vergelijkend (1e, 2e)
2. Structuren in de piramide
2.1 Introductie
vertelt lezer wat hij al weet over het onderwerp
situatie
complicatie
vraag met antwoord (het artikel)
De lengte van de inleiding is afhankelijk van de lezer en het onderwerp
Verbanden tussen groepen in tekst duidelijk maken met
verwijzingen
samenvattingen
conclusies
2.2 Verticale verhoudingen
2.3 Horizontale verhouding
Denk deductief maar schrijf inductief.
Niet:
Waarom?
U moet veranderen
- wat gaat verkeerd
- A,B,C
- waardoor veroorzaakt
- D,E,F
- daarom aanpassingen
- G,H,I
Hoe?
Wel:
Hoe?
U moet veranderen
- onderwerp A
- A,B,C
- onderwerp B
- D,E,F
- onderwerp C
- G,H,I
Waarom?
(Hoofdstuk 3 t/m 6 zijn niet samengevat.)
7. Bepaling van de volgorde in een groep
We kunnen slechts 3 analytische activiteiten aan en deze moeten we dan ook presenteren
in de tekst:
bepaling van de oorzaken van een effect
chronologische volgorde
onderverdeling van het geheel
structurele volgorde
wederzijds exclusief (niets dubbel)
gezamenlijk exclusief (totaal=100%)
classificatie (alle gele, blauwe, ..)
volgorde van belangrijkheid
8. Onderzoek van het probleem oplossend proces
Fasen:
Wat is het probleem?
Waar ligt het?
Waaruit bestaat het?
Wat kunnen we eraan doen?
Wat moeten we eraan doen?
9. Beoordeling van de piramide structuur
Maak de bewoording specifiek = verbonden met een voor te stellen actie.
vindt de structurele overeenkomsten in de punten.
schets (visualiseer) de verbanden tussen de punten.
Stel de volgende vraag over de niveaus (groepen):
Komt de stap op meerdere plaatsen voor?
Kan ik iemand voorstellen die actie onderneemt?
Leiden de subniveaus tot het niveau erboven?
Is het onderwerp hetzelfde in de groep?
10. Schrijf de tekst
Maak de stijl beeldend. Begin met het totaal, vul daarna de details in. De lezer moet zich een beeld kunnen vormen van de materie.
